Een CRM voor kleine bedrijven dat gewoon werkt.

Wat is een eenvoudig CRM-systeem?

Een eenvoudig CRM-systeem doet een paar dingen goed: het bewaart je klanten en contactpersonen, laat zien welke aanvragen openstaan en herinnert je aan wat je hebt beloofd. Meer is voor een klein bedrijf vaak niet nodig om al een groot verschil te merken.

Het alternatief is meestal een mix van een Excel-lijst, een notitie-app en de zoekfunctie van je mailbox. Dat werkt zolang je alleen bent. Zodra er een tweede persoon klanten belt of offertes maakt, weet de een niet meer wat de ander heeft afgesproken. Twijfel je of je al zover bent, lees dan Excel of CRM: wanneer is het tijd om over te stappen.

Eenvoud zit vooral in wat je niet hoeft te doen. Geen implementatietraject, geen modules die je eerst moet begrijpen, geen veldenlijst van vijftig regels. In Hello kies je bij het aanmelden je branche en staan er meteen passende velden en sjablonen klaar, die je daarna zelf aanpast.

Vaste prijs of prijs per gebruiker: wat is goedkoper?

Voor een klein team is een vaste prijs per organisatie meestal voordeliger dan een prijs per gebruiker, zolang je binnen het aantal inbegrepen gebruikers blijft. Veel CRM-pakketten rekenen per gebruiker per maand, waardoor elke nieuwe collega de rekening verhoogt. Hello rekent één bedrag per organisatie.

Een rekenvoorbeeld met de pakketten van Hello, exclusief btw:

Het voorbeeld laat twee dingen zien. Ten eerste wordt Pro per persoon goedkoper naarmate je de vijf plekken vult: de vierde en vijfde collega kosten niets extra. Ten tweede betaal je bij Pro niet alleen voor gebruikers, maar ook voor offertes, contracten, facturen, de Mollie-koppeling en de boekhoudkoppeling. Tel je bij een CRM per gebruiker ook een los offertepakket en een tekenservice op, dan zegt de prijs per gebruiker weinig. Meer over prijsmodellen lees je in wat kost CRM-software.

Er zijn geen kosten per contact of per verstuurde e-mail. Je kunt maandelijks opzeggen en proberen zonder creditcard.

Wanneer is Basis genoeg?

Basis is genoeg als je vooral overzicht wilt over klanten en aanvragen, met hooguit twee mensen in het systeem. Offertes en facturen maak je dan nog in je boekhoudpakket.

• Je bent met één of twee mensen die klanten spreken.
• Je wilt aanvragen als leads bijhouden en per fase zien wat ze waard zijn.
• Je wilt taken en herinneringen, zodat je niemand vergeet terug te bellen.
• Je factureert al prima via Moneybird of een ander pakket en wilt dat zo houden.
• Je bestanden per klant zijn klein, zoals een pdf of foto tot 5 MB, en 1 GB opslag is ruim voldoende.

Een voorbeeld: een zzp-installateur met een partner die de administratie doet. Aanvragen komen binnen per mail en telefoon, gaan als lead op het bord en krijgen een taak voor het adviesgesprek. Meer hoeft het in het begin niet te zijn.

Wanneer kies je Pro?

Kies Pro zodra je offertes, contracten of facturen vanuit het CRM wilt versturen, of als je met meer dan twee mensen werkt. Bij Basis kun je namelijk geen extra gebruikers toevoegen.

1. Je maakt regelmatig offertes en wilt zien wanneer een klant ze opent. Met offertes met online akkoord gaat de klant digitaal akkoord en maak je met één klik de factuur.
2. Je hebt klanten met een vast maandbedrag, zoals onderhoud of hosting, en wilt dat abonnementen zichzelf factureren.
3. Je wilt je Gmail- of Outlook-mailbox koppelen, zodat mail met een klant bij de lead of offerte staat.
4. Je wilt dat facturen automatisch in Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden, Yuki of Business Central komen.
5. Je team groeit naar drie, vier of vijf mensen, of je werkt met bestanden tot 25 MB.

Een webbureau van drie mensen komt vrijwel altijd uit op Pro: offertes voor nieuwe sites, onderhoudscontracten die maandelijks worden gefactureerd en een klantportaal waar klanten hun facturen terugvinden. Upgraden kan altijd vanuit de instellingen; je gegevens blijven staan. Een overzicht van alle verschillen staat op prijzen.

Waar let je verder op bij een CRM voor een klein bedrijf?

Let naast de prijs op hoe makkelijk je erin en eruit komt, en op wie je helpt als je vastloopt. Bij een klein bedrijf heb je geen tijd voor een migratieproject of een supportticket in het Engels.

• Import en export. In Hello importeer je via CSV en exporteer je je gegevens wanneer je wilt. Jij blijft eigenaar van je data.
• Support. Nederlandstalig, per e-mail, door de mensen die Hello bouwen.
• Beveiliging. Ook met twee gebruikers heb je rollen, tweestapsverificatie en een audit log. Hosting binnen de EU.

Een uitgebreide checklist vind je in CRM voor kleine bedrijven: waar moet je op letten.