Een CRM voor het MKB, op maat van jouw team.

Wat heeft een MKB-bedrijf nodig van een CRM?

Een MKB-bedrijf heeft een CRM nodig dat de hele keten afdekt en dat je zelf beheert. Er is meestal geen IT-afdeling en geen salesmanager die de hele dag rapporten bouwt. Het systeem moet dus werken voor de mensen die ook het werk zelf doen.

Denk aan een installatiebedrijf met twaalf monteurs en twee mensen op kantoor. Of een webbureau van acht mensen, waar de eigenaar zelf de offertes maakt. Bij zulke bedrijven gaat het mis op de overdrachten: de aanvraag die niemand oppakt, de offerte die niet wordt nagebeld, het meerwerk dat niet op de factuur komt. Een CRM voor het MKB moet precies die momenten zichtbaar maken.

Dat betekent in de praktijk:

• Eén plek voor aanvragen, offertes, contracten en facturen, zodat kantoor en buitendienst dezelfde informatie zien.
• Rollen en rechten, zodat niet iedereen alles ziet of kan wijzigen.
• Koppeling met je boekhoudpakket, zodat facturen niet twee keer worden ingevoerd.
• Een vaste prijs die je kunt begroten, ook als er iemand bij komt.

Waarin verschilt een MKB-CRM van een enterprise-CRM?

Enterprise-CRM is gebouwd voor grote salesorganisaties met eigen beheerders; een MKB-CRM voor teams die het zonder beheerder moeten doen. Beide zijn goede software, maar voor een ander probleem.

Heb je honderden gebruikers en complexe maatwerkprocessen, dan is een enterprise-pakket de logische keuze. Voor een bedrijf van tien of twintig mensen betaal je dan vooral voor mogelijkheden die je niet gebruikt. Hoe de bekende pakketten zich tot elkaar verhouden, lees je in HubSpot, Salesforce, Pipedrive of een eenvoudiger CRM.

Welk pakket past bij welke teamgrootte?

De teamgrootte bepaalt vooral het startpakket; wat je na het akkoord doet bepaalt of je hoger uitkomt. Hello rekent een vast bedrag per organisatie, met een aantal gebruikers inbegrepen.

Alle bedragen zijn exclusief btw en maandelijks opzegbaar. De rekenvoorbeelden gaan uit van het aantal accounts dat je aanmaakt; niet iedereen in je bedrijf heeft er per se een nodig. Het Basis-pakket is bedoeld voor maximaal twee gebruikers en daarom voor de meeste MKB-teams te klein. De volledige vergelijking staat op prijzen, en een breder overzicht van wat CRM kost lees je in wat kost CRM-software.

Welke branches werken met Hello?

Hello richt zich op branches waar werk begint met een aanvraag of doorloopt als contract. Bij het aanmelden kies je je branche en zet Hello contracten, offertesjablonen en velden klaar, die je daarna zelf aanpast.

• Bouw en installatie: projecten met fases, meerwerk met bedrag en status, en dagrapportages. Zie CRM voor bouw en installatie.
• Websites en webshops: offerte, akkoord, project en daarna een onderhoudscontract als abonnement. Zie CRM voor webbureaus.
• Webhosting: abonnementen, opzegtermijnen en koppelingen met onder meer Plesk, DirectAdmin en TransIP. Zie CRM voor hostingbedrijven.
• SaaS: MRR, churn en seats die naar rato worden gefactureerd. Zie CRM voor SaaS-bedrijven.
• Productie: offertes per order en raamovereenkomsten op afroep. Zie CRM voor maakbedrijven.

Dienstverleners zoals adviesbureaus vallen niet in één vast sjabloon, maar gebruiken dezelfde onderdelen: leads, offertes met online akkoord en facturen of abonnementen.

Hoe voorkom je dat een CRM in je MKB-bedrijf niet wordt gebruikt?

Een CRM wordt gebruikt als het meer oplevert dan het kost aan invoerwerk. In een MKB-bedrijf lukt dat het best als de eigenaar zelf het goede voorbeeld geeft en je begint met één proces, meestal de opvolging van aanvragen.

Leg vast wie een nieuwe lead oppakt en binnen welke termijn. Zet elke offerte in het systeem, ook de kleine. Koppel vanaf Pro je Gmail- of Outlook-mailbox, zodat mail met een klant vanzelf bij de lead of offerte staat en niemand hoeft te kopiëren. Op Enterprise kun je daarna regels toevoegen, zoals een taak bij elke nieuwe lead. Het volledige stappenplan staat bij CRM-implementatie.