CRM automatisering voor het werk dat je elke week herhaalt.

Automatiseren klinkt groot, maar in een klein bedrijf gaat het meestal om een handvol vaste klusjes. De maandfacturen voor onderhoudscontracten. Het nabellen van een factuur die over tijd is. Een taak voor de collega die de nieuwe aanvraag moet oppakken. Juist die klusjes vergeet je als het druk is.

Welke automatisering zit in welk pakket?

In Hello CRM hangt automatisering af van het pakket. Facturatie en boekhouding automatiseer je vanaf Pro. Eigen regels die je zelf samenstelt zitten op Enterprise.

Op Basis is er geen automatisering in deze zin. Je werkt daar met taken, herinneringen en de agenda in de app, die je zelf aanmaakt. De volledige vergelijking per pakket staat op de prijzenpagina.

Wat automatiseer je vanaf Pro?

Vanaf Pro automatiseer je vooral de geldkant: alles tussen een afgesproken bedrag en een betaling in je boekhouding.

Abonnementen stel je in per maand of per jaar, en Hello maakt en verstuurt de facturen automatisch. Met een eigen Mollie-account kun je het bedrag via SEPA-incasso laten afschrijven. Blijft een factuur openstaan, dan gaan er betaalherinneringen uit. Elke factuur en creditnota gaat via de boekhoudkoppeling naar je boekhoudpakket, zodat niemand ze nog handmatig hoeft in te voeren.

Een paar dingen zijn geen automatisering maar schelen wel werk: je indexeert lopende abonnementen één keer per jaar in één handeling, en je ziet per maand je terugkerende omzet en churn.

Wat automatiseer je met regels op Enterprise?

Op Enterprise stel je automatiseringen zonder code samen: als er iets gebeurt in je CRM, voert Hello een vaste actie uit. Je hebt er geen ontwikkelaar voor nodig.

Voorbeelden van regels die je kunt instellen:

• Bij elke nieuwe lead een taak aanmaken voor de eigenaar, zodat er altijd een volgende stap is.
• Na een geaccepteerde offerte een mail sturen, bijvoorbeeld met de volgende stappen of een planningsvoorstel.
• Een herinnering bij een openstaande factuur.
• Statussen die automatisch meebewegen met wat er gebeurt, zodat je ze niet overal met de hand hoeft bij te werken.

Daarnaast krijg je op Enterprise de wekelijkse rapportmail op maandagochtend, zodat je de rapporten niet zelf hoeft op te zoeken.

Voorbeelden per branche

Welke automatisering het meeste oplevert, verschilt per type bedrijf. Een paar veelvoorkomende combinaties:

• Hostingbedrijf: hostingabonnementen factureren zichzelf, domeinen met een verloopdatum krijgen een verlengfactuur, en via de koppeling met Plesk, cPanel/WHM of DirectAdmin wordt een hostingaccount automatisch opgeschort bij wanbetaling. Dit zit vanaf Pro. Meer op de pagina voor hostingbedrijven.
• Webbureau: onderhoudscontracten als abonnement, en op Enterprise een mail met de vervolgstappen zodra een klant de offerte voor een nieuwe website accepteert.
• Installateur of bouwbedrijf: op Enterprise een taak bij elke nieuwe aanvraag, zodat de opname snel wordt ingepland, en vanaf Pro betaalherinneringen bij openstaande facturen.
• SaaS-bedrijf: abonnementen per maand of jaar met incasso via Mollie, en MRR en churn per maand in beeld.
• Adviesbureau: jaarcontracten die stilzwijgend verlengen volgens de afspraak, met per contract zicht op de opzegtermijn.

Wat automatiseer je bewust niet?

Automatiseer wat voorspelbaar is, niet wat een gesprek vraagt. Een klant die twijfelt over een offerte heeft niets aan een automatische mail; die wil gebeld worden.

Een paar dingen die je beter met de hand houdt:

• Het eerste contact na een aanvraag. Laat het CRM de taak aanmaken, maar bel of mail zelf.
• Onderhandelen en nabellen van offertes. Een automatische herinnering aan jezelf is prima, een automatische mail aan de klant voelt al snel als druk.
• Beslissingen. Ook de AI-assistent op Enterprise maakt alleen concepten en voorstellen; hij beslist en verstuurt niets zelf.

Hello is geen marketingautomatiseringsplatform. Zoek je vooral nieuwsbrieven, e-mailcampagnes en lead nurturing, dan past een marketingtool beter. Hello automatiseert het werk rond klanten die al een aanvraag hebben gedaan of al klant zijn. Meer achtergrond over wat automatisering oplevert en waar het misgaat, lees je in de voordelen van CRM-automatisering.

Hoe begin je met automatiseren?

Begin met één proces dat elke maand terugkomt en nu handwerk is. Voor de meeste bedrijven is dat facturatie.

1. Schrijf op welke handelingen je elke week of maand herhaalt, en hoeveel tijd ze kosten.
2. Kies de handeling die het vaakst terugkomt en het minst oordeel vraagt.
3. Zet die eerst om, bijvoorbeeld je vaste abonnementen, en controleer de eerste maand elke factuur.
4. Voeg pas daarna een volgende automatisering toe.

Zorg ook dat je gegevens kloppen voordat je automatiseert. Een verkeerd e-mailadres of een oude prijs wordt anders elke maand automatisch herhaald. Hoe je je CRM daarvoor goed inricht, staat in het stappenplan voor CRM implementeren.