CRM implementatie die past in een gewone werkweek.

De meeste CRM-invoeringen in kleine bedrijven mislukken niet op de software, maar op de eerste weken daarna. Het systeem staat klaar, maar de helft van het team houdt zijn eigen lijstje bij. Een goede implementatie gaat daarom net zo veel over afspraken als over techniek.

Wat houdt een CRM implementatie in?

Een CRM implementatie is het invoeren van een CRM-systeem in je bedrijf: van keuze en inrichting tot het moment dat iedereen er dagelijks in werkt. Het omvat vier onderdelen: je proces bepalen, je data overzetten, het systeem inrichten en je team meekrijgen.

Voor een team van twee tot tien mensen is dat geen IT-project. Het is een reeks praktische stappen die je naast je gewone werk zet. Wil je eerst weten of je al aan een CRM toe bent en welk systeem past, lees dan hoe je het juiste CRM-systeem kiest.

Stappenplan voor een klein team

Werk de stappen in deze volgorde af. De eerste drie doe je het liefst voordat je collega's toegang krijgen.

1. Bepaal wat het CRM als eerste moet oplossen. Bijvoorbeeld: geen aanvraag meer kwijt, of offertes beter opvolgen. Eén doel is genoeg voor de start.
2. Schets je verkoopproces in fases. Van aanvraag tot gewonnen of verloren. Zo weet iedereen straks wat elke stap in de pipeline betekent.
3. Schoon je bestaande klantgegevens op. Verwijder dubbelingen, oude contactpersonen en klanten die al jaren niets meer afnemen.
4. Maak je account aan en kies je branche. Hello zet dan passende contracten, offertesjablonen en velden klaar.
5. Importeer je data. Via CSV, of met de Teamleader-import als je daar vandaan komt.
6. Maak je producten en prijzen aan. Die gebruik je later in offertes en facturen.
7. Richt gebruikers, teams en rechten in. Zet tweestapsverificatie aan, eventueel verplicht voor iedereen.
8. Train je team met echte leads. Een uur samen met lopende aanvragen werkt beter dan een handleiding.
9. Stop met de oude lijst. Spreek een datum af waarna nieuwe aanvragen alleen nog in het CRM komen.
10. Evalueer na een paar weken. Wat wordt niet gebruikt, welke velden zijn overbodig, wat mist er?

Een uitgebreidere versie met checklists per stap staat in het CRM implementeren stappenplan.

Hoe lang duurt een CRM implementatie?

Voor een klein team met een overzichtelijke klantenlijst is de basis vaak binnen enkele weken te zetten. De inrichting zelf is het kleinste deel; het opschonen van data en het wennen van het team kosten de meeste tijd.

Hoe lang het bij jou duurt, hangt vooral af van de staat van je gegevens en hoeveel onderdelen je tegelijk invoert. Een pipeline met klanten en taken staat sneller dan een volledige overstap inclusief facturen, abonnementen en contracten. De proefperiode is een goed moment om de eerste stappen te zetten: 14 dagen op Basis en Pro, 30 dagen op Enterprise, zonder creditcard. Je data blijft bewaard als je daarna nog niet doorgaat; de omgeving wordt dan gepauzeerd.

Data importeren: wat neem je mee?

Neem mee wat je nodig hebt om verder te werken, niet alles wat je ooit hebt vastgelegd. Oude, onvolledige gegevens maken een nieuw systeem vanaf dag één rommelig.

Bij de Teamleader-import draai je eerst een proefrun. Zo zie je wat er overkomt voordat je echt importeert. Meer over de overstap vanuit Teamleader staat op de vergelijkingspagina met Teamleader. Gaat het om een grotere of ongebruikelijke migratie, mail dan naar info@hello-crm.nl en we kijken mee.

Heb je nog persoonsgegevens van mensen die al lang geen klant meer zijn, dan is de overstap ook een goed moment om die niet mee te nemen. Lees daarover CRM en de AVG.

Inrichten voor je branche

Bij het aanmelden kies je een branche: webhosting, websites en webshops, SaaS, bouw en installatie of productie. Hello zet daarbij contracten, offertesjablonen en velden klaar die in die branche gebruikelijk zijn.

Een webbureau krijgt bijvoorbeeld een ontwikkelovereenkomst, een onderhoudscontract en velden voor website-URL en CMS. Alles is daarna aan te passen. Producten en prijzen maak je zelf aan. Wat er per branche klaarstaat, zie je op de branchepagina.

Hoe krijg je je team mee?

Mensen gaan een CRM gebruiken als het hun werk makkelijker maakt, niet omdat het moet. Laat daarom zien wat het hen oplevert: minder zoeken, geen dubbel werk, duidelijk wie wat doet.

• Wijs één persoon aan die het CRM "bezit" en vragen beantwoordt.
• Begin met weinig verplichte velden. Elk extra veld is een reden om iets niet in te vullen.
• Bespreek in je wekelijkse overleg het pipelinebord, niet een losse lijst.
• Geef mensen alleen de rechten die ze nodig hebben, via rollen en teams. Dat houdt het overzichtelijk.

Veelgemaakte fouten bij het invoeren van een CRM

De meeste fouten zijn te voorkomen door klein te beginnen.

• Alles tegelijk willen. Begin met relaties en pipeline. Offertes, facturen en automatisering komen daarna.
• Rommelige data importeren. Wat je vervuild importeert, blijft vervuild.
• Geen einddatum voor de oude lijst. Zolang de spreadsheet bestaat, wordt hij gebruikt.
• Te veel fases en velden. Een pipeline met twaalf fases wordt niet bijgehouden.
• Geen eigenaar. Als niemand verantwoordelijk is, zakt het gebruik na een paar weken in.

Welk pakket past bij de onderdelen die je wilt invoeren, zie je op de prijzenpagina. Upgraden kan altijd, dus je kunt klein beginnen en later uitbreiden.