Excel of CRM: wanneer is het tijd om over te stappen?

Bijna elk bedrijf begint met een spreadsheet. Een tabblad met klanten, een tabblad met offertes, misschien een kolom "status" met kleuren. Dat is niet dom, het is logisch: Excel en Google Sheets zijn er al, iedereen kan ermee overweg en je bepaalt zelf hoe het eruitziet.

Toch komt er bij veel bedrijven een moment waarop de lijst meer tijd kost dan hij oplevert. In dit artikel lees je eerlijk wanneer een spreadsheet prima volstaat, aan welke signalen je herkent dat het tijd is voor een CRM, wat je wint en kwijtraakt, en hoe je je bestaande lijst zo voorbereidt dat de overstap soepel gaat.

Wanneer is Excel prima als klantenbestand?

Excel is prima zolang de lijst een naslagwerk is en geen werkinstrument. Zodra je er dagelijks taken uit haalt en met meerdere mensen in werkt, wordt het lastiger.

Een spreadsheet werkt goed als:

• Eén persoon de lijst bijhoudt en de anderen hem alleen raadplegen.
• Je een beperkt aantal klanten hebt die je grotendeels persoonlijk kent.
• Er weinig opvolging nodig is: geen lange offertetrajecten, geen terugkerende contracten.
• Je offertes en facturen in je boekhoudpakket maakt en de spreadsheet alleen voor overzicht gebruikt.
• Je vooral een adresboek nodig hebt.

Een zzp'er met een vaste groep opdrachtgevers of een klein adviesbureau met een handvol langlopende klanten kan jaren prima vooruit met een goed bijgehouden sheet. Een CRM is dan meer gereedschap dan je nodig hebt. Wees daar eerlijk over tegen jezelf: software aanschaffen zonder probleem om op te lossen, levert vooral een extra abonnement op.

Wanneer is het tijd om over te stappen van Excel naar een CRM?

Het omslagpunt ligt waar de spreadsheet je werk gaat sturen in plaats van alleen vastleggen. Dan mis je de dingen die een spreadsheet niet goed kan: taken met een datum, een geschiedenis per klant en gelijktijdig werken zonder elkaar te overschrijven.

Herken je twee of drie van deze signalen, dan kost de spreadsheet je waarschijnlijk al meer dan je denkt. Niet in geld, maar in gemiste opvolging en tijd die opgaat aan zoeken. Wil je eerst beter begrijpen wat een CRM precies doet, lees dan Wat is een CRM-systeem en waarom heb je het nodig?.

Wat raak je kwijt als je Excel loslaat?

Je raakt vooral flexibiliteit kwijt. Dat is een echt nadeel, en het helpt om het vooraf te benoemen.

• Vrije vorm. In een spreadsheet voeg je in tien seconden een kolom toe. In een CRM werk je met velden en structuur. Goede CRM-systemen laten je eigen velden aanmaken, maar het blijft minder vrij.
• Eigen formules. Heb je slimme berekeningen in je sheet, dan moet je kijken of het CRM die rapportage ook kan, of dat je die berekening met een export blijft doen.
• Vertrouwdheid. Iedereen kent Excel. Een nieuw systeem vraagt even wennen, en er is altijd een collega die liever bij het oude blijft.
• Kosten. Een spreadsheet heb je al. Een CRM is een maandelijks abonnement.

Een deel hiervan vang je op doordat je bij de meeste CRM-systemen gewoon kunt exporteren naar CSV. Je kunt dus nog steeds in Excel analyseren wat je wilt, alleen is Excel dan niet meer de plek waar je gegevens wonen.

Wat win je met een CRM ten opzichte van Excel?

Je wint vooral overzicht over wat er moet gebeuren en een geschiedenis per klant die niet afhangt van één persoon.

• Eén waarheid. Iedereen werkt in hetzelfde systeem. Geen "klanten_def_v3_nieuw.xlsx" meer.
• Opvolging. Taken en herinneringen hangen aan een klant of lead. Wat blijft liggen, wordt zichtbaar.
• Geschiedenis. Notities, bijlagen en mails staan bij de relatie. Een collega kan een klant overnemen zonder bij nul te beginnen.
• Doorlopen naar offerte en factuur. Bij een all-in-one CRM maak je vanuit de klant een offerte, en na akkoord een factuur, zonder overtypen.
• Rechten en logboek. Je bepaalt wie wat mag zien of wijzigen, en je kunt terugzien wie iets heeft aangepast. Dat helpt ook bij de AVG, waarover meer in CRM en de AVG.

Een installateur die aanvragen nu in een gedeelde sheet bijhoudt, ziet in een CRM bijvoorbeeld per fase welke aanvragen nog geen afspraak hebben. Een hostingbedrijf dat einddatums van contracten in een kolom bijhoudt, ziet per contract tot wanneer een klant kan opzeggen. Hoe je leads zo opvolgt dat er niets blijft liggen, lees je in leads opvolgen.

Hoe bereid je je Excel-lijst voor op een CRM-import?

Maak eerst een kopie, schoon die op en zet hem om naar één tabel met één rij per bedrijf of contactpersoon en één kolom per gegeven. Hoe schoner de lijst, hoe minder werk je na de import hebt.

Een CSV-bestand (comma-separated values) is een platte tekstversie van je spreadsheet. Vrijwel elk CRM kan het importeren, en vanuit Excel en Google Sheets sla je het op via "Opslaan als" of "Downloaden".

Kolommen opschonen

• Zet de kolomnamen in de eerste rij en zorg dat elke kolom één soort gegeven bevat.
• Splits samengestelde velden. "Jan de Vries, 06-12345678" in één cel wordt twee kolommen.
• Splits adressen in straat, postcode en plaats, als je CRM daar aparte velden voor heeft.
• Haal samengevoegde cellen, kleuren en opmaak weg. Kleur betekent in een CSV niets. Heb je een kleur als status gebruikt, maak er een kolom "status" van.
• Verwijder lege rijen, subtotalen en tussenkopjes.
• Maak waarden consistent. "Eindhoven", "eindhoven" en "EHV" zijn voor een CRM drie verschillende plaatsen.

Dubbelen verwijderen

Dubbele relaties zijn het meest voorkomende probleem na een import. Sorteer op bedrijfsnaam en op e-mailadres en loop de dubbelen na. Let op varianten als "Bakker BV", "Bakker B.V." en "Bakkerij Bakker". Voeg dubbele rijen samen voordat je importeert: achteraf in het CRM samenvoegen kost meer tijd.

Bedrijven en contactpersonen scheiden

In veel spreadsheets staat per rij een persoon met een bedrijfsnaam erbij. Een CRM werkt meestal met bedrijven en daaronder contactpersonen. Zorg dat de bedrijfsnaam bij elke contactpersoon exact gelijk geschreven is, dan kan het CRM ze aan elkaar koppelen. Soms is het handiger om eerst een bestand met bedrijven te importeren en daarna een bestand met contactpersonen.

Checklist voor de import

• Kopie gemaakt van het origineel, zodat je altijd terug kunt.
• Eén tabblad per importbestand, zonder opmaak of formules.
• Kolomnamen in rij 1, één gegeven per kolom.
• Dubbelen verwijderd of samengevoegd.
• E-mailadressen gecontroleerd op tikfouten en spaties.
• Telefoonnummers in één notatie.
• Datums in één notatie, bijvoorbeeld dag-maand-jaar.
• Oude relaties die je niet meer nodig hebt verwijderd, ook met het oog op de AVG.
• Opgeslagen als CSV in UTF-8, zodat letters als é en ë goed overkomen.
• Eerst een proefimport gedaan met tien tot twintig rijen.

Kom je van Teamleader, dan heeft Hello CRM een aparte import voor bedrijven, contactpersonen, facturen, creditnota's en abonnementen, met eerst een proefrun. Meer daarover op de pagina alternatief voor Teamleader.

Hoe pak je de overstap van Excel naar CRM aan?

Pak de overstap aan als een klein project met een vaste startdatum, niet als iets wat je er even bij doet. De meeste overstappen mislukken niet door de software, maar doordat het oude en het nieuwe systeem te lang naast elkaar blijven bestaan.

1. Benoem het probleem. Schrijf op wat er nu misgaat en wat het CRM moet oplossen. Dat bepaalt welke onderdelen je eerst inricht.
2. Kies een pakket en test het. Gebruik een proefperiode met een deel van je eigen gegevens, niet met voorbeelddata.
3. Richt de basis in. Fases van je pipeline, de velden die je echt gebruikt, gebruikers en rechten. Houd het klein.
4. Schoon je spreadsheet op. Volg de checklist hierboven.
5. Doe een proefimport. Controleer of velden goed terechtkomen en of contactpersonen aan het juiste bedrijf hangen.
6. Importeer alles en zet de spreadsheet op alleen-lezen. Vanaf nu wordt er niets meer in de oude lijst bijgewerkt.
7. Maak afspraken met het team. Wie legt wat vast, wanneer? Bijvoorbeeld: elke aanvraag binnen een werkdag in het CRM, elk gesprek met een korte notitie.
8. Evalueer na een paar weken. Welke velden gebruikt niemand, wat mist er? Pas de inrichting daarop aan.

Een uitgebreider plan staat in CRM implementeren: stappenplan voor het MKB. Werk je in een klein team, kijk dan ook naar CRM voor kleine bedrijven: waar moet je op letten? en de pagina over CRM-implementatie.

Welk CRM past na Excel?

Na Excel past meestal een CRM dat eenvoudig begint en kan meegroeien. Een zwaar pakket met veel modules leidt vaak tot een half ingericht systeem waar het team toch weer omheen gaat werken.

Let bij de keuze op:

• Kun je je CSV zelf importeren en weer exporteren?
• Kun je eigen velden aanmaken voor de kolommen die je nu in Excel gebruikt?
• Past het prijsmodel bij je team, ook als het groeit?
• Loopt het door naar offertes en facturen, of heb je daar een ander pakket voor nodig?

Hello CRM is gebouwd voor MKB-bedrijven die van aanvraag tot factuur in één systeem willen werken. Al in het Basis-pakket zitten relaties, leads en pipeline, taken, eigen velden en CSV-import en -export. Vanaf Pro komen offertes met online akkoord en facturen erbij. Je betaalt een vast bedrag per organisatie, zie de prijzen. Zoek je vooral een simpel adresboek, dan is een goed bijgehouden spreadsheet eerlijk gezegd vaak genoeg.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn Excel-bestand direct importeren in een CRM?

Meestal importeer je geen Excel-bestand zelf, maar een CSV-export ervan. In Excel kies je "Opslaan als" en dan CSV UTF-8, in Google Sheets "Downloaden" als CSV. Bij het importeren koppel je elke kolom aan een veld in het CRM. Zorg dat er één tabel in staat, zonder samengevoegde cellen, formules of opmaak, en doe eerst een proefimport met een klein aantal rijen om te zien of alles goed terechtkomt.

Is Google Sheets een goed alternatief voor een CRM?

Google Sheets lost een deel van de Excel-problemen op, omdat meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken en er een versiegeschiedenis is. Voor een klein team met een eenvoudige klantenlijst kan dat genoeg zijn. Wat het niet biedt, zijn taken met herinneringen per klant, een contactgeschiedenis, een pipeline met waarde per fase en de koppeling naar offertes en facturen. Daar loop je tegenaan zodra opvolging belangrijker wordt.

Hoeveel klanten kun je bijhouden in Excel?

Technisch kan Excel heel veel rijen aan, dus het aantal klanten is zelden de grens. De grens ligt bij het aantal mensen dat in de lijst werkt en de hoeveelheid opvolging. Een lijst van duizend klanten die één persoon als naslag gebruikt, werkt prima. Een lijst van honderd aanvragen die drie collega's elke dag bijwerken, loopt veel eerder vast. Kijk dus naar hoe je de lijst gebruikt, niet naar hoe lang hij is.

Moet ik mijn oude spreadsheet bewaren na de overstap?

Bewaar een kopie als archief, maar zet het bestand op alleen-lezen en werk het niet meer bij. Blijven twee systemen naast elkaar bestaan, dan weet niemand meer welke gegevens actueel zijn. Let er daarnaast op dat een oude spreadsheet met persoonsgegevens ook onder de AVG valt: bewaar hem niet langer dan nodig en niet op een plek waar iedereen erbij kan.

Hoe lang duurt de overstap van Excel naar een CRM?

Voor een klein bedrijf met een redelijk schone lijst kun je binnen een paar dagen werken: opschonen, proefimport, basisinrichting en afspraken maken. Het opschonen kost vaak de meeste tijd, zeker als de lijst jarenlang door verschillende mensen is bijgehouden. Richt je daarna offertes, facturen en koppelingen in, reken dan op enkele weken. Voor een grotere migratie kun je bij Hello CRM per mail hulp vragen.